Как выбрать поставщика канцтоваров?

Выбор поставщика канцелярских товаров при современном развитии средств массовой информации и доступности интернета, для большинства из нас не является сложной задачей. В течение нескольких секунд любой поисковик выдаст вам десятки вариантов на простой запрос «как выбрать поставщика канцелярских товаров». Один звонок, уточнение условий сотрудничества, заключение договора – и вот у вас уже одной проблемой меньше. Несмотря на кажущуюся простоту, многие кто использует такой алгоритм поиска, в дальнейшем отказываются от сотрудничества. Причин для этого существует достаточно, поэтому и подбор кандидатов должен производиться более скрупулёзно.

В этой статье мы расскажем об основных моментах, на которые следует обратить внимание, а наши советы помогут вам сформировать собственный алгоритм выбора поставщика. Итак, как выбрать поставщика канцелярских товаров.

Поиск надёжного партнёра

Для поиска поставщика мы будет использовать самый прогрессивный и доступный метод – поиск в Интернете. Для этого необходимо ввести соответствующий запрос, например «поставщик канцелярских товаров», в результате чего поисковая машина выдаст нам десятки ссылок на сайты таких компаний. После этого мы переходим к отбору самых достойных кандидатов.

Наша задача – получить как можно больше информации об интересующей нас компании. Для этого мы используем следующие критерии:

• Дата создания ресурса. Опыт работы компании является одним из критериев отбора. Чтобы определить, сколько работает компания в данной сфере, воспользуемся сервисом nic.ru/whois. Здесь мы введём адрес исследуемого ресурса и получим основные сведения о ресурсе. Нас интересует дата его создания. Если компании менее 2 лет – исключаем её из списка претендентов. Становление компании – это длинный путь, на котором совершаются ошибки, оттачивается схема работы, создаётся база данных клиентов. Для всего этого необходимо время, поэтому мы и рассматриваем в качестве претендентов компании, которые существуют более 2 лет.
• Наличие офисного и складских помещений. Существуют компании, которые можно увидеть только на просторах интернета. Принципы работы таких организаций вряд ли могут быть гарантией длительного и плодотворного сотрудничества. Поэтому наличие офиса является важным критерием отбора. Что касается складских помещений, то при их наличии поставщик имеет возможность оперативно выполнять заказы. Если компания использует склады других организаций, то для формирования объёмного заказа ей понадобится намного больше времени, что не всегда устраивает заказчика.
• Посредник или прямой поставщик. Одним из недостатков работы с посредниками является завышенная цена на продукцию. Как правило, в серьёзных компаниях это является признаком хорошего сервиса, но посреднические организации уделяют мало внимания качеству обслуживания и стараются больше продавать.
• Достаточный ассортимент товаров. Вы прекрасно понимаете, что для нормальной жизнедеятельности офиса понадобятся не только канцелярские товары. Для того чтобы вам не пришлось делать заказы в нескольких компаниях, будет хорошо, если выбранный вами поставщик предложит и другую продукцию: средства бытовой химии, мебель, технику для офиса, продукты питания и т.д.
• Ценовые категории. Ассортимент товаров поставщика должен состоять из продукции не только эконом-, но и премиум-класса. Безусловно, для удовлетворения насущных потребностей чаще всего используется недорогая качественная продукция. Однако периодически возникает потребность в товарах более высокой ценовой категории, например, для проведения презентаций или деловых переговоров, руководящего состава.
• Доставка заказа. Существует немало компаний-поставщиков, которые не имеют своей службы доставки. Это существенно ограничивает возможности в организации оперативного и своевременного снабжения. Сроки доставки в таких компаниях могут варьироваться довольно в широких пределах, что не всегда приемлемо для заказчика. Поэтому они должны быть чётко указаны при оформлении соответствующих документов. Пренебречь этим, значит повысить вероятность нарушений в работе вашей компании.
• Выбор товаров. Удобней всего формировать заказ с помощью каталога, размещённого на сайте. Это позволит заказчику детально ознакомиться с характеристиками товара, а поставщику – оперативно обновлять ассортимент. Кроме этого, здесь можно видеть отзывы покупателей, что позволит определить «слабые» стороны поставщика, выяснить, как он реагирует на внештатные ситуации.
• Обратная связь. Очень хорошо, если поставщик стремится держать вас в курсе нововведений, информирует о скидках, акционных предложениях, обновлении ассортимента товаров. Регулярная связь в телефонном режиме – ещё одно свидетельство хорошего сервиса. Всё это является доказательством того, что поставщик дорожит сотрудничеством с вами.
• Цена. Оцените общий уровень цен. Как правило, низкие цены указывают на невысокое качество продукции или уровень обслуживания. Обеспечение канцелярскими товарами – это серьёзный и ответственный труд, требующий больших ресурсов, а значит и материальных вложений. Стоимость услуг закладывается в цену товара, поэтому она не может быть низкой, если вы надеетесь на качественный сервис.

Семь раз отмерь…

Не поленитесь устроить небольшой эксперимент. Для заключения договора обязательно посетите выбранного поставщика или хотя бы изъявите желание сделать это. Это позволит вам оценить его реакцию – недобросовестные компании неохотно идут на прямые контакты, стараясь решить все организационные вопросы в телефонном режиме или при переписке.

Вы должны увидеть своими глазами, как организована работа у поставщика, его материальную базу, оценить квалификационный уровень сотрудников. Поскольку мы рассматриваем только компании с опытом, то у них было достаточно времени, чтобы научиться работать слаженно, как единый механизм.

Дополнительные моменты

Чем больше деталей, тем более полным будет ваше представление о работе поставщика. После знакомства с сайтом компании обязательно свяжитесь с её представителем по телефону. На этом этапе знакомства вам предстоит оценить культуру общения: как быстро происходит ответ на звонок, манера ведения диалога. Заранее подготовьте как можно больше вопросов касающихся деятельности компании.

Выясните, будет ли вам предоставлен персональный менеджер. Очень важен уровень подготовки сотрудников, опыт работы в данном направлении. При уточнении деталей по оформленному заказу, узнайте, есть ли выбранные вами позиции на складе, кто является их производителем, какие существуют особенности их поставки и т.д.

Обобщив полученную информацию, вы сможете дать более точную характеристику поставщику, понять насколько выгодным будет сотрудничество именно с этой компанией. И помните – нет таких вопросов, на которые поставщик имеет право не отвечать.

Оформление документов

Важным моментом сотрудничество является оформление документов. Поэтому перед заключением договора выясните следующее:

• предоставляет ли компания-поставщик документы, оформленные в соответствии с вашими внутренними требованиями к делопроизводству;
• предоставляется ли распечатка по группам товаров и позициям;
• возможно ли оформление канцелярских товаров в отдельном документе или будет предоставлена общая распечатка, где будут присутствовать и другие позиции (бытовая химия, продукты питания и др.);
• когда выставляется счёт: ежемесячно или при оформлении каждого заказа.

В идеальном случае менеджеры поставщика должны уточнить эти детали самостоятельно.

Более подробно обсудите условия доставки:

• сможет ли поставщик осуществлять доставку тогда, когда это удобно вам;
• принято ли у них предупреждать заказчика о том, что машина выехала;
• включены ли в цену погрузочно-разгрузочные работы;
• возможна ли оперативная доставка товара по требованию;
• предоставляет ли компания товарный кредит.

Уделив внимание мелочам на этапе выбора поставщика, в дальнейшем вы сможете забыть о них. Как покупатель вы имеете право на условия сотрудничества, которые удовлетворяют вас во всех отношениях. Вы всегда сможете сделать выбор в пользу другой компании, поскольку от качества работы поставщика зависит эффективность вашей деятельности.