Електронний документообіг (ЕДО) — це не просто сучасний тренд, а важлива складова всіх бізнес-процесів у компанії. ЕДО дозволяє автоматизувати процеси роботи з документами, скоротити час на їх оформлення і значно зменшити витрати.
У цьому матеріалі разом із сервісом електронного документообігу «Вчасно» розглянемо, з чого варто почати перехід на електронний документообіг і що для цього потрібно.
Що таке система електронного документообігу?
Система електронного документообігу – це спеціалізоване програмне забезпечення, яке дозволяє створювати, зберігати, надсилати та обробляти документи. СЕД об'єднує усі бізнес-процеси на одній платформі, спрощуючи роботу з документами.
Які переваги електронного документообігу для бізнесу?
ЕДО надає підприємствам численні переваги, які дозволяють суттєво підвищити ефективність бізнес-процесів:
- Економія часу. За допомогою ЕДО можна підписувати договори, акти виконаних робіт та інші документи всього за кілька хвилин. Це прискорює укладення угод з партнерами, налагоджує постачання товарів тощо.
- Зменшення витрат. Використання електронних документів дозволяє уникнути витрат на друк, пересилання паперів і утримання архіву.
- Автоматизація процесів. Системи ЕДО спрощують погодження, облік і підписання документів як всередині компанії, так і з зовнішніми партнерами. Співробітники мають змогу швидше виконувати свої завдання.
- Мінімізація ризиків. Електронні документи неможливо втратити чи викрасти, а завдяки пошуковим можливостям сервісів ЕДО потрібні файли знаходяться за лічені секунди.
В яких процесах компанії можуть використовувати ЕДО?
Електронний документообіг може охоплювати як внутрішні процеси компанії, так і взаємодію з партнерами. Всередині компанії ЕДО може використовуватися для створення і підписання:
- Кадрових документів: наказів про прийом на роботу, звільнення, переміщення, відпустки тощо.
- Управлінських документів: розпоряджень і наказів керівництва.
- Бухгалтерської документації: рахунків, актів виконаних робіт, податкових декларацій.
З чого почати перехід на ЕДО?
Перехід на ЕДО зазвичай відбувається поступово. Перш за все, перед впровадженням ЕДО необхідно відповісти собі на два важливих запитання:
- Які нагальні потреби компанії може вирішити перехід на ЕДО? Можливо, контрагенти вимагають електронну форму документів чи підприємство потребує єдиного підходу у роботі з кадрами.
- Яким працівникам буде корисне впровадження ЕДО? Впевніться, що обрані напрями ЕДО будуть оптимізовувати та покращувати роботу відділів компанії.
Крок 1. Розробка внутрішніх положень
Спочатку потрібно створити документ, який регламентуватиме новий порядок роботи з документами, видати наказ і ознайомити співробітників з нововведеннями. У ньому слід зазначити:
- Перелік процесів, що переходять у цифровий формат.
- Відповідальних осіб та відділи.
- Загальні вимоги до роботи з документами.
Крок 2. Погодження з партнерами
У разі переходу на зовнішній ЕДО варто повідомити про це партнерів та укласти додаткові угоди.
Крок 3. Вибір провайдера ЕДО
Залежно від потреб бізнесу, вибирають систему, яка найкраще відповідає специфіці роботи компанії. Провайдери сьогодні пропонують широкий вибір сервісів електронного документообігу.
Крок 4. Розробка плану впровадження
План включає технічне впровадження і налаштування СЕД, навчання співробітників.
Крок 5. Отримання кваліфікованих електронних підписів
Всіх співробітників необхідно забезпечити кваліфікованими електронними підписами (КЕП). Для підпису зовнішніх документів — посадові, а кадрових — КЕПи фізичної особи.
Перехід на електронний документообіг — це важливий крок до автоматизації та оптимізації бізнесу. Він дозволяє економити ресурси, покращувати взаємодію з партнерами і зменшувати ризики.
Завдяки чіткій стратегії впровадження компанії можуть без зайвих труднощів перейти на цифрові документи та отримати максимум користі від використання ЕДО.
